第一条 为规范本基金会的档案管理，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。

第二条 归档范围

本基金会的工作规划、年度工作计划和总结，统计资料、财务审计、会计档案，劳动工资、人事档案，会议记录和纪要、重要通知、规章制度，基金会负责人的重要发言稿、活动照片，基金会对外的委托书、协议和合同、基金会对外出具的各类证明及其他具有参考价值需要存档的文件资料。

第三条 基金会的档案管理由基金会办公室档案管理员负责。

第四条 档案管理员的职责：及时汇总归档基金会及各部门的档案材料，保证所有档案资料及单据的齐全完整、安全保密和使用方便。

第五条 档案的收集与整理

1.基金会的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四月一日、七月一日和十月一日前实行“季度归档”，次年的二月一日实行“年度归档”。

2.在档案资料归档期内，各部门负责整理应归档的原始资料并制作归档清单，档案管理员向各部门收集汇总归档的原始资料并交接留存归档清单备查。

3.凡应该及时归档的资料，由各部门负责及时提交档案管理员归档并交接归档清单备查。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

  第六条 资料的分类与归档

1.档案管理员根据基金会文件资料的特点，征求各部门归档建议后，对档案资料实施分类归档和保存。

2.档案管理员根据档案分类情况，制定相应的案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

  第七条 档案的借阅

1.借阅档案须首先取得基金会负责人同意，方可通过档案管理员办理借阅手续。

2.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第八条 档案的销毁

1. 任何个人或部门未经书面审批手续不得擅自销毁档案资料。

2.当档案到销毁期时，由档案管理员填写《基金会档案资料销毁审批表》交秘书长审核经理事长批准后执行。

第九条 本制度由基金会办公室负责解释。

山东省中国海洋大学教育基金会

                                          2017年6月