2015年毕业生档案整理与转寄工作指南
特别说明：
根据国家邮政总局和山东省机要通信局通知，自2015年6月1日起，各级机要局不再收寄和投递大学毕业生档案，今年学校将通过EMS方式寄送部分毕业生档案。据了解，现仍有部分用人单位只接收通过机要方式寄送的毕业生档案，请务必通知每一位需要通过EMS方式寄送档案的毕业生提前与用人单位沟通，说明情况。如用人单位执意只接收机要方式寄送的毕业生档案，可由用人单位出具调档函并委派专人到我校提取毕业生档案（第一批毕业生档案提取时间为2015年7月10日——2015年7月20日之间）。
一、交档案时的分类：
去向为青岛市内市南、市北、李沧、崂山、城阳五区的用人单位；（专人送达）
青岛市人力资源和社会保障局的；（专人送达）
济南市人力资源和社会保障局的；（专人送达）
全国其他各地均通过EMS转寄，包括青岛市的胶州、即墨、黄岛、胶南、平度、莱西；
我校跨校区、跨院系考取研究生的档案，请在档案袋封面标明录取的院系（各院系自转，做好交接记录）。
二、第一批次暂不上交的档案：
所有可能延期毕业的学生，本科生中延期一年或一个月的，研究生秋季毕业的或者继续延长修业年限的学生；
包括升学在内的全部国防生档案转至选培办、全部委托培养的毕业生档案保留在院系；
部分因个人原因向院系申请档案缓发的毕业生，需向院系提交书面申请，学院审核，将档案直接保留在学院内，与第二批次档案一起上交；
申请缓派的毕业生档案。
三、档案编号的确定：
2015+学院编号（附件四）+学历编号（博士01、硕士11、本科31）
+就业方案的序号（三位数）。2015+01（材料）+31（本科）+001（序号）。
四、档案袋上最终转寄地址的填写：
1、通过EMS方式寄送的毕业生档案将由EMS公司按照就业方案顺序打印好EMS快递单（时间预计为7月1日），请各院系提前将档案袋页舌（编号、专业年级、姓名）填好，届时将快递单对应贴到相应的毕业生档案袋外面，务必贴紧贴严。
2、如有毕业生需要修改档案转寄地址，必须由用人单位或档案接收单位出具调档函或修改档案地址说明，请于6月28日15点前之前填写《2015届毕业生档案转寄地址修改汇总表》，联系并发给团委王老师，电话66782990。
3、档案转寄去向为青岛市内五区、山东省其他地市人力资源和社会保障局的毕业生档案，由专人送达，请按照就业方案在档案袋上填写好档案转寄地址。我校跨校区、跨院系考取研究生的档案，请在档案袋封面标明录取的院系。
五、各院（系）交档案时间安排（调整）
7月6日、7月7日
7月6日上午：8：00-8：30医药学院；8：30-9：30海洋生命学院；9：30-10：00水产学院；10：00-10：30食品科学与工程学院。地点：胜利楼103办公室。
7月6日下午：13:30-14:00材料科学与工程研究院；14:00-14:30基础教学中心；14:30—15：00海洋地球科学学院；15：00-15：30数学科学学院；15：30-16：00文学与新闻传播学院；16：00-16：30海洋环境学院。
7月7日：第一组（上午：8:30-9:30经济学院；9:30—11:00管理学院；下午：13:30—14:00化学化工学院；14:00—14:30环境科学与工程学院；14:30-15:30外国语学院）；第二组（上午: 8:30-10:00信息科学与工程学院；10:00—11:00工程学院；下午：13：30-15：30法政学院）。地点：行远楼辅楼216房间。
以下几种情况的毕业生可参照相应办法处理：
一、报名村官或者农村特岗教师的毕业生：现部分村官/特岗教师录取地方已经结束招募工作，可出具村官/特岗教师录用通知书，若尚未确定录取的，可等毕业离校至9月份之间，由学生上交最终录取部门出具的录用通知书复印件或传真件。
二、报名“三支一扶”的毕业生：（1）报名参加山东省内“三支一扶”的毕业生，直接派遣回生源地；（2）报名参加山东省外“三支一扶”的毕业生，参照报名村官的处理办法。
三、毕业前用人单位与毕业生不签订任何材料，待毕业生最终离校后直接签订劳动合同的，由学生在九月份之前上交签订好的劳动合同复印件或者传真件。
以上几种情况都比较特殊，为便于毕业生档案保管，也便于学院将来好收取相应的材料，该部分毕业生档案可经本人同意后，提交书面申请将档案暂留院系，等毕业生最终将相应的复印件或者传真件交至院系后再发送档案。
书写档案转寄地址时，字迹清晰不潦草，字体往大了写。
确定了的能早发不晚发；不确定的尽量保留，宁可晚发不能错发。