学校及各单位在教学、科研、管理过程中形成的有参考利用价值的影视胶片、录像片、缩微胶片、录音带、磁带、光盘、照片（连同底片，文字说明）等，活动结束后要及时整理归档，具体归档范围参照《中国海洋大学档案管理办法》附件十二（声像档案归档要求和归档范围）。
归档的材料反映同一活动的不宜过多，精选有代表性的反映活动主题、主要人物活动的一些为宜，重大活动可以适当增加；
归档的材料必须要有文字说明：活动内容、时间、地点、人物的姓名及职务、集体合影附人员名单（自上而下、自左至右）、背景、制作者（摄影者）。
将归档材料装入专用的纸袋，做好归档目录，移交档案馆。