第一章 总则
第一条 为了加强我校的档案工作，进一步提高档案工作管理水平，充分发挥档案在学校事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》，制定本办法。
第二条 本办法中所称的学校档案，是指我校在从事教学、科研、管理、招生及其他各项活动中直接形成的对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，也是学校事业发展的重要基础工作之一。学校把档案工作纳入学校整体事业发展规划，并加强对档案工作的领导与管理。
第二章 管理体制与机构设置
第四条 我校的档案工作由校长直接领导，一位副校长协助校长分管档案工作。校领导的主要职责是：
一、贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准建立学校档案工作规章制度；
二、将档案工作纳入学校整体事业发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
三、建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、档案事业发展所需的经费及设备条件。
第五条 学校各院、系、部、处、室由一位主要负责人分管该部门的档案工作，并纳入业务工作的职责范围。根据各单位的实际情况，设置适当数量的专、兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并纳入个人业绩考核内容。
第六条 档案馆是我校档案工作管理的职能部门，是永久保存和提供利用档案的服务机构。根据学校的工作需要，馆内设三部两室，即收整部、利用部、信息部、鱼山室和校史研究室。
第七条 校档案馆的基本职能
一、在学校范围内宣传、贯彻和执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；
二、负责综合规划、协调管理我校的档案工作，并实施具体的监督、指导和检查；
三、负责制定我校档案工作的规章制度和业务规范，并具体负责组织实施；
四、负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管学校各门类档案及相关资料；
五、负责馆藏档案资源的查阅、利用和管理工作；
六、负责对我校专、兼职档案工作人员的业务培训和工作质量考核；
七、负责规划和组织实施档案信息化和数字化建设，搭建我校档案数字化管理的网络平台；
八、负责校史馆的建设、使用和管理，使其在校园文化建设中发挥出应有作用；
九、负责规划设计并组织实施年鉴编撰与出版。
十、负责校史类研究与相关资料的整理出版。
第三章 档案队伍建设
第八条 档案工作人员必须努力学习马列主义、毛泽东思想及邓小平同志关于建设有中国特色的社会主义理论。必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针政策。热爱档案事业，保守党和国家的机密，忠于职守，遵纪守法，并具备档案业务知识和必备的科学文化知识。
第九条 学校档案馆设馆长一名，业务副馆长一名。根据需要设置收整部、利用部、信息部和校史研究室，并配备相关业务人员。
第十条 学校专职档案工作人员为学校正式编制，其编制人数根据档案业务数量和事业发展实际需要确定，并保证档案工作队伍专业化、年轻化。
第十一条 学校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第四章 档案管理
第十二条 学校的各项工作与档案管理工作实行“四同步”，即同步布置、同步检查、同步总结和同步验收，明确各项工作的档案管理职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第十三条 学校各部门在档案管理工作中做到纸质档案材料和电子档案材料同步收整并归档。文件材料的归档范围分别是：
一、党群类
指校党委工作系统、团委、工会、民主党派等组织形成的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关下发与学校形成的党群管理类文件材料。（见附件一）
二、行政类
指校行政工作系统各部门在管理活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关下发与学校形成的管理类材料。（见附件二）
三、教学类
指学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的有保存价值的文件材料。严格按教育部、国家档案局颁布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。（见附件三）
四、学生类
指学校培养的学历教育类学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
五、科研类
指学校在科研工作中形成的有保存价值的文字、图表等不同载体形式的文件材料及上级下发的有关指令性文件。具体按国家科技部、国家档案局颁布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发【1987】6号）执行。（见附件四）
六、人事类
指学校在人事管理活动中形成的记载个人情况的履历、鉴定、考核、学历和评聘专业技术职务、党团关系、奖励、处分和录用任免等文件材料。具体按照中组发【2009】12号文件《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》及《干部档案工作条例》等有关规定执行。
七、外事类
指由学校组织的国际合作项目中形成的材料；派遣人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修中形成的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。（见附件五）
八、财会类
指学校在事业经费财务管理和企业财务管理工作中产生的有保存价值的文件材料及上级颁布的有关指令性文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字【1998】32号）执行。（见附件六）
九、基本建设类
指学校在基本建设工作中，从规划设计、实施计划、协议合同到竣工验收整个过程中形成的文字、图纸、图表等有保存价值的文件材料和上级下发的有关指令性文件。按国家档案局、国家发改委颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发【1988】4号）执行。（见附件七）
十、仪器设备类
指学校各部门购入的国内外仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术资料和在选购、接收、使用、维修和改进过程中形成的材料，以及学校和上级下发的有关设备管理使用的文件材料。（见附件八）
十一、出版类
指学校出版机构（出版社、期刊社、新闻中心）在出版过程中产生的图书、期刊、报纸及出版合同、出版发行记录等，及上级下发的有关指令性、管理性文件材料。（见附件九）
十二、产品生产类
指学校在科学研究和成果转化过程中形成的样品、产品类文件材料以及产品鉴定、生产流程的照片、录像等。（见附件十）
十三、人物类
指不同历史时期，在我校教学、科研、管理等项工作中做出突出贡献的专家、学者和党政主要负责人在其生活、工作中产生的具有保存价值的不同载体的材料。（见附件十一）
十四、声像类
指学校各部门在教学、科研、管理等工作以及相关的重要活动中产生的具有保存价值的照片、录相、录音等不同载体形式的材料。（见附件十二）
十五、实物类
指学校各部门接收到的具有保存价值的上级领导人的题词、社会名人的赠书、赠画，国内外机构赠送的礼品及机构沿革的印鉴等。（见附件十三）
第十四条 建立并完善校内归档制度，并纳入学校的具体教学、科研、管理等工作计划中，做到在教学、科研、管理等项工作年度计划终结或项目结题验收时，有完整、准确、系统的材料归档。
第十五条 学校实行由部门、课题组立卷、归档的制度。各单位应在各项工作开展同时，做好归档材料的分类、积累工作。向档案馆移交之前，在档案馆工作人员的指导下，将归档材料分类立卷，填写案卷目录，装订成卷，并办理移交手续。
第十六条 学校相关部门应认真执行《归档文件整理规则实施细则》，按相应标准整理归档。在进行纸质档案归档的同时，利用学校档案信息管理系统完成网上数据归档工作。
第十七条 归档的纸质文件材料应质地优良，书绘工整，声像清楚，符合有关规范和标准的要求。电子文件归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十八条 学校各部门档案材料归档时间为：
一、学校各部门综合管理类档案应当在次学年6月底前归档；
二、各院系教学类档案应当在次学年寒假前完成本部门档案归档；
三、科研类档案应当在项目结题验收后两个月内由课题负责人整理立卷，经校科技管理部门审查备案后，提交档案馆归档。
四、基建类档案应当在基建项目工程交付验收后三个月内归档。
第十九条 学校各门类档案的保管期限为永久、长期、短期三种。
一、永久：凡是在学校工作中产生，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。
二、长期：凡是在学校工作中产生，对学校和社会有较长时间利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为30年。
三、短期：凡是在学校工作中产生，短期内（10年内）对学校或社会有一定的利用价值的档案资料，列入短期保管。（我校除财会档案外，其他类短期保管的档案一律不进馆，由各单位自行保管）。
第二十条 档案馆对保管期限已满的档案，经鉴定和确认已失去保存价值后，征得档案形成部门的同意，并报主管校长批准，在销毁人员和监销人员完备手续后，方可销毁。未经鉴定和批准的档案，任何人无权销毁。
第二十一条 凡由学校院、系、所等单位间联合召开的会议、协作项目及其他工作中产生的档案材料，档案馆应当至少保存一套完整档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，均应将档案复制件送交校档案馆保存。
第二十二条 个人在学校从事教学、科研、管理等职务活动中形成的有保存价值的各种资料，必须经本单位兼职档案人员移交校档案馆，任何人不得据为已有或拒绝归档；对个人在非职务活动中形成的有价值的资料，校档案馆可以征集、代管或接受捐赠，并视珍贵程度，由学校给予适当奖励。
第二十三条 档案入馆时，需严格办理档案移交手续。入馆的档案均需进行科学分类、编号、归架并根据档案门类不同编制相应的检索工具，以方便查询和利用。随着档案馆数字化建设的逐步推进，将适时开展档案数字化、网络化运行与管理。
第二十四条 档案馆在建立和完善库房管理制度的同时，切实做好档案的安全、防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等项工作，消除安全隐患；严格执行保密管理制度，加强档案安全保密管理。
第二十五条 由档案馆对档案的馆藏、接收、利用及销毁情况进行定期统计，并按有关部门要求准确填报“档案情况统计表”。
第五章 档案的利用与公布
第二十六条 凡持有境内合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的，需按照国家有关规定办理。
属下列情况之一的档案，不予对外公布：
一、涉及国家秘密的档案；
二、涉及专利或者技术秘密的档案；
三、涉及个人隐私的档案；
四、档案形成单位规定限制利用的档案。
第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，需经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术档案，应事先经档案形成单位或者本人同意，必要时需要报请校长审查批准。需要利用的档案如果涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作委员会批准。
第二十八条 学校档案馆馆藏的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆馆长批准。（加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力）。
第二十九条由学校档案馆设立专门的档案阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》﹙DA／T18-1999﹚执行)，提供利用档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为档案利用创造便利条件。
第三十条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。除为校内机构和个人提供档案利用外，也为社会利用档案提供便利条件。学校馆藏档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定收取合理费用。社会组织或个人需要利用自己移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿提供。
第三十一条 外单位或个人寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需要对外提供利用，需要征得寄存者同意。
第三十二条 学校档案馆应积极开展档案的编研工作，出版档案史料，并采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案的宣传工作。
第六章 条件保障
第三十三条 学校档案工作是学校事业发展的重要组成部分，其业务经费纳入学校经费预算内统筹解决，以保证档案业务工作的正常运行和健康发展。
第三十四条 学校应按照《档案馆建设标准》（建标 103-2008）的要求，为档案馆提供符合档案存贮要求的专用档案库房和档案借阅利用的业务环境。
第三十五条 学校支持档案信息化和数字化建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第七章 考核、奖励与处罚
第三十六条 学校对各单位的档案工作进行定期检查与考核。具体办法由档案馆制定并实施。对在档案工作中有突出成绩的单位和档案工作人员给予适当的表彰和奖励。
第三十七条 对违犯《中华人民共和国档案法》和学校档案管理办法的行为，将按照相关规定给予相应的行政、纪律处分或经济处罚。
第八章 附则
《中国海洋大学档案管理办法》经校长批准后发布，自发布之日起施行。有关我校档案管理规章制度的修订与制定，均以此办法为依据。