为更好地贯彻、实施《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，使我校的档案分类、编号、排架、检索等工作更加标准化和规范化，为学校档案和档案工作的科学化管理打好基础，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，特制订本办法。
档案分类体系结构
（一）一级类目的划分与标识
在一级类目中，除去《高等学校档案实体分类法》中的十个一级类目外，根据我校已形成档案的实际情况，又增设人物档案、声像档案和实物档案三大类。各一级类目的标识为：
1．DQ党群类
主要包括党群诸部门在工作中形成的文件材料。
2．XZ行政类
主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。（教学、科研、设备、基建、财务、出版和校办产业除外）。
3．JX教学类
主要包括学科发展、专业设置、教学管理和学籍管理工作中形成的文件材料。
4．KY科研类
主要包括科学研究、行政管理和科学实践过程中形成的文件材料。
5．WS外事类
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
6．CK财会类
主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件材料。
7．JJ基本建设类
主要包括基础建设和项目建设中形成的文件材料。
8．SB设备类
主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、验收、调试、使用、报废等工作环节中形成的文件材料。
9．CB出版类
主要包括出版工作管理和出版过程中形成的文件材料。
10．CP产品生产类
主要包括产品生产、科技开发活动过程中形成的文件材料。
11．RW人物类
主要指在学校教学、科研、管理工作中有卓越成绩的专家、教授、学科带头人、校级领导在其工作、生活中形成的有保存价值的材料。
12．SX声像类
主要指学校在各项工作中所形成的有价值的不同载体形式的材料。
13．SW实物类
指学校各部门接收到的具有保存价值的上级领导人的题词，社会名人的赠书、赠画，国内外机构赠送的礼品及机构沿革的印鉴等（包括各类奖励证书）。
一级类目的标识符号如上所示，均采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母。
注：学校人事档案暂由人事处管理。
（二）二级以下类目的标识
二级以下类目的标识采用阿拉伯数字的“双位数”，依次从“11、12、13……99”排列。
档号结构与标识模式
（一）档号结构
由全宗号、年度号、分类号、保管期限（以卷为单位的没有）、件号/案卷号几部分组成。
1. 全宗号：HD。
2. 年度号：由四个阿拉伯数字组成，如：2010、2011。
3. 分类号：由一级、二级类目组成，个别扩展至三、四级类目。
4. 保管期限：分永久、长期、短期三种保管期限，分别用“Y”、“C”、“D”表示。
5. 件号/案卷号：因数量不一，件号/案卷号可不限级数。
（二）档号标识模式
1. 以件为单位：全宗号+年度号+分类号+保管期限+件号，如中国海洋大学2011年党群类组织部第18件的标识模式是：
H
D——2011——DQ 13—— Y——18
件号
保管期限
二级类目
一级类目
年度号
全宗号
2. 以卷为单位：全宗号+年度号+分类号+案卷号，如中国海洋大学2011年科研类科研处第18卷的表示模式是：
HD——2011——KY 11——18
案卷号
二级类目
一级类目
年度号
全宗号
三、档案的实体排架
根据档号规定的标识模式，同一全宗档案排架按年度→类目横向排列。在尽可能保持档案的整体性以及方便利用的前提下，以永久在前，长期和短期在后的顺序排列。
四、各类档案、类目的设置
（一）DQ党群类
二级类目：
11 综合（含党委办公室、保密委员会材料）
12 纪检、监察
13 组织（含党校材料）
14 宣传教育
15 统战（含民主党派材料）
16 工会（含教代会、职代会、妇女工作、计划生育材料）
17 团委（含学生社团材料）
18 武装部
19 离退休办公室
20 各分党委、党总支、直属党支部
（二）XZ行政类
二级类目：
11 综合（含校长办公室及学校大型活动、运动会等形成材料）
12 人事
13 审计
14 保卫
15 后勤集团（含校医院材料）
16 图书
17 院、所、中心材料
18 档案馆
23 教育发展基金会、校友总会
（三）JX教学类
二级类目：
根据我校部门立卷的规律，二级类目中不设综合类，综合管理性材料分别归到三级类目的综合类中。
12 研究生教育
13 全日制本科生教育
14 成人教育
三级类目“12研究生教育”：
11 综合（含研究生教学评估材料）
12 学科与实验室建设（含专业设置材料）
13 招生
14 学籍管理（含学生成绩）
15 课堂教学与教学实践
16 学位工作（含毕业论文、指导教师资格审定材料）
17 毕业生工作
18 教材
三级类目 “13全日制本科教育”：
11 综合（含教学评估、优秀教学成果奖材料）
12 学科与实验室建设（含专业设置材料）
13 招生
14 学籍管理（含学生成绩）
15 课堂教学与教学实践
16 学位工作（含优秀毕业论文）
17 毕业生工作（含毕业生信息、反馈材料）
18 教材
三级类目 “14成人教育”：
11 综合（含夜大教育、函授教育的综合性材料）
12 学科发展与实验室建设（含专业设置材料）
13 招生
14 学籍管理（含学生成绩）
15 课堂教学与教学实践
16 学位工作
17 毕业生工作
注：此类案卷排架按夜大生在前，函授生在后的顺序排列。
（四）KY 科研类
11 综合（含211工程、985工程档案）
12 科研项目类（按院、中心、所设三级类目，含专利档案、著作权档案）
12海洋环境学院
13信息科学与工程学院
14化学化工学院
15海洋生命学院
16海洋地球科学学院
17水产学院
18管理学院
19 工程学院
21 外国语学院
22 法政学院
23 网络中心
24 测试中心
25 基础教学中心
26 船舶中心
27 行政管理（含各管理部门科研档案）
28 文学与新闻传播学院
29 环境科学与工程学院
30 材料科学与工程学院
31 经济学院
32 数学科学学院
33 高等职业技术学院
34 医药学院
35 国际教育学院
36 工程勘察设计开发院
38 食品科学与工程学院
13 文科处科研档案
14 教师业绩（按院、中心、所设三级类目，含论文、著作、获奖等材料）
12 海洋环境学院
13 信息科学与工程学院
14 化学化工学院
15 海洋生命学院
16 海洋地球科学学院
17 水产学院 食品科学与工程学院 医药学院
18 经济学院 管理学院 数学科学学院
19 工程学院
21 外国语学院
22 法政学院
23 体育系
25 继续教育学院
26 基础教学中心
27 各管理部门
28 文学与新闻传播学院
29 环境科学与工程学院
30 材料科学与工程研究院
33 高等职业技术学院
15 国家重点实验室中国海洋大学筹建办公室
16 海洋化学理论与工程技术教育部重点实验室
17 物理海洋教育部重点实验室
18 发展规划处
（五）WS外事类
二级类目：
11 综合
12出国（境）
13来校
14国际合作、国际会议
15外国留学生工作
（六）CK财会类
财务处
11 综合
12 会计报表
1312 会计账簿——总账
1313 会计账簿——明细账、暂存、暂付、科目余额表、项
目余款表
1412 会计凭证
1511 工资清册——教职工工资发放表、各种补贴、公积金、工资变更表
1512工资清册——离退休工资发放表及变动通知单
1513工资清册——学生助学金发放表、学生变动表，宿舍调整单
控股有限公司
1351\1352\1353会计账簿
1451会计凭证
16会计综合
17会计报表
基建财务
1372会计账簿——总账
1373会计账簿——明细账
1376会计账簿——现金、银行存款日记账
1472会计凭证
（七）JJ基本建设类
二级类目：
11 综合（含规划建设与后勤管理处、新校建设指挥部档案）
12 鱼山校区单项工程（按建筑群设三级类目）
12 全貌、配电室
13 教学楼、实验楼
14 办公楼、图书馆楼
15 职工宿舍
16 学生宿舍
17 食堂、锅炉房、浴室等辅助用房
13 原浮山校区单项工程（按建筑群设三级类目）
12 全貌、配电室
13 教学楼、实验楼
14 办公楼、图书馆楼
15 职工宿舍
16 学生宿舍
17 食堂、锅炉房、浴室等辅助用房
14 崂山校区单项工程（按建筑群设三级类目）
12 全貌、配电室
13 教学楼、实验楼
14 办公楼、图书馆楼
15 职工宿舍、后勤楼
16 学生宿舍
17 食堂、锅炉房、浴室等辅助用房
15 国有资产与实验室管理处——房地产办公室
（八）SB设备类
二级类目：
11 综合（含国有资产与实验室管理处档案）
12仪器设备
13招投标
（九）CB出版类
二级类目：
11出版社
12新闻中心
13期刊社（下设三级类目）
11综合
12中国海洋大学学报（自然版）
13中国海洋大学学报（社科版）
14中国海洋大学学报（英文版）
14高教研究
（十）CP产品生产类
二级类目：
11 综合
12 单项产品、项目类
（十一）RW人物类
二级类目：
11 综合性材料（包括生平传记类材料、重要手迹材料、社会活动类材料、评价类材料）
12 成果类材料
13 奖状、证书等实物类材料
14 音像类材料
15 其他类材料
16 人物访谈类材料
人物档案档号模式：如中国海洋大学XXX档案的综合性材料第1件的档号模式是：
H
D—XXX—RW11—01
件号
二级类目
一
级类目
姓 名
全宗号
注：人物类档案材料可随时归档，不受年度的限制，因此，在档案模式中不标识年度号。（A-Z）是人物姓氏的第一个拼音字母。
（十二）SX声像类
二级类目：
12照片（设三级类目）
12人物
13教学
14科研
15外事
16基本建设
17大型活动
13录音带（设三级类目）
12教学
13科研
14大型活动
15外事活动
14录像带（设三级类目）
12教学
13科研
14大型活动
15外事活动
15幻灯片
16磁盘
17光盘
18影视胶片
19缩微胶片
（十三）SW实物类
二级类目：
KJ 科研类
LP 礼品、捐赠品
XJ 行政奖
ZH 字画
GZ 公章