根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，结合我校档案管理工作具体情况制定本实施细则。
一、适用范围
本细则适用于《中国海洋大学档案实体分类实施办法》划分的党群、行政、外事三大类的归档文件整理和其他大类中综合管理类档案文件的管理。
二、整理原则
1．原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于管理和利用。
2. 归档文件整理：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之条目清晰、整洁有序。
3．件：归档文件的整理单位。
三、质量要求
1．归档文件应齐全完整：已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。
2．整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。
四、整理方法
归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文件与被转发文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
1．装订
归档文件应按件装订，装订前应进行认真排序。一般排序顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文文本在前，外文文本在后。
（1）永久、长期保存的归档文件可采用不锈钢夹、缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针装订。采用不锈钢夹装订时，装订位置根据装盒需要而定。采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针装订时，要在文件左侧中部装订，装订长度为10～15cm。
（2）其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。
2. 分类
（1）归档文件采用“全宗—年度—分类号—保管期限—件号”的方法进行综合分类管理，使同一全宗保持分类方案的基本稳定。
1）一般应以文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。
2）跨年度形成的文件，归入办结年度。
3）几份文件作为一“件”时，“件”的日期应以排在最前面文件的日期为准。
4）文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及其标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期，并按年度合理归类。
（2）按实体分类号分类：即将同一全宗同一形成年度的归档文件按其应归入的实体分类类别进行分类。
（3）按保管期限分类：即将同一实体分类类别中的归档文件按规定的保管期限分成永久、长期30年、短期10年三个类别。
3．排列
归档文件在分类方案的最低一级类目内，按其形成时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4. 编号
归档文件应在确定分类方案、保管期限之后按排列顺序逐件编号，同时，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、分类号、年度、保管期限、件号等项目（式样见图一）。归档章上内容由归档人在文件入馆归档时填写。
（1）全宗号：HD（全校统一）。
（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2010年写成“2010”。
（3）分类号：是指归档文件应归入的实体分类类别中，一级类目号、二级类目号或三级类目号的按序排列。
（4）保管期限：归档文件保管期限的代码。保管期限中永久、长期30年、短期10年分别用Y、C、D表示。
（5）件号：文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个归档部门、单位每一年度（二级类目）每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。
5．编目
归档文件应按保管期限和件号顺序编制归档文件的目录。
（1）归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。当文件本身标注保密等级为“机密”以上时，可将密级填入备注项。几份文件作为一“件”时，以保密最高的文件密级为准。（式样见图二）。
1）件号：文件的排列顺序号。
2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
①填写责任者项时一般应将责任者照实抄录。
②联合发文时一般应将所有责任者照实抄录。责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。
③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
3） 文号：文件的发文字号。
4） 题名：文件标题，一般应照实抄录。
① 有副题名或并列题名的归档文件，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名，即以其他语言文字书写的题名，需要时可与正题名一并抄录。
② 题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称。
③ 没有题名或题目含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[ ]”号。
④ 有些归档文件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。
5）日期: 文件的形成时间，即文件签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，不足两位时前面加“0”，如：2010年6月8日写成“20100608”。
6） 页数：每一“件”归档文件实际页数。
7） 备注：注释归档文件需要补充和说明的情况。
（2）归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型（长、宽分别为297mm、210mm）。
6．装盒
归档文件应按件顺序装入档案盒，并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。
（1）不同形成年度的“件”不应放入同一档案盒。
（2）不同保管期限的“件”不应放入同一档案盒。
（3）档案盒分两种，外型尺寸为300mm*220mm（长×宽），盒脊厚度根据需要设置为20mm、40mm、60mm，其中一种为党群、行政、外事类档案归档使用（式样见图三和图四），另一种为其他类档案归档使用（式样见图五和图六）。
（4）档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号，或档号、案卷题名。除全宗号、保管期限外，其他均用阿拉伯数字填写（式样见图四、图六）。
1）全宗号：HD。
2）年度：盒内文件的形成年度，如：2010年写成“2010”。
3）保管期限：盒内文件所属保管期限，以汉字全称表示，如“永久”、“长期”。
4）起止件号：盒内排列最前和最后的归档文件的件号，其间用：“—”号连接，如“12—89”。
5）盒号：档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。一种保管期限一个流水号。
（5）备考表：置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（式样见图七）。
1）盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。
2）立卷人：归档单位负责整理归档文件人员的姓名。
3）检查人：归档单位负责人姓名。
4）日期：归档文件整理完毕的交接日期。
