为了认真落实国家档案法规和相关的业务规章制度，推进我校档案管理工作的规范化、系统化，现就档案预立卷、收整、移交过程中相关的工作程序、操作标准及注意事项归纳如下，望各相关部门及人员参照执行。
一、预立卷
各兼职档案员要将本单位本年度将形成的或已经形成的文件材料（包括声像类档案）实行预立卷。即设置预备案卷，将形成的或已经形成的材料按档案保管期限、类别、时间分类保管，为下一年度的归档工作做好准备，以确保本单位形成档案材料的齐全、完整。
1. 档案收集、分类：各立卷单位根据年度所形成的材料（按问题、时间）设置预备卷，做好平时办理完毕的文件材料的收集、分类工作。
（1）按年度分类：跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批复问题的针对年度或生效年度；教学类业务材料按学年（当年9月1日起至次年8月31日止）立卷。
（2）按保管期限分类：依据保管期限表和文件的重要程度，先判定每份文件的价值再确定保管期限，不同保管期限的文件应分开组卷排序。
2. 档案组合：同一事、同一问题或反映同一性质问题的文件一起组合排序，力求准确，并保持同历年档案组合的方法、规律一致。
3. 档案材料排列：为便于利用，卷内文件排列按照文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，有秩序排列，达到能系统反映档案文件内容的目的。
（1）管理内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列。
（2）密不可分的文件材料按以下原则排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；正文在前，定稿在后；定稿在前，历次主要讨论稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（3）同一作者在同一保管期限内有几个问题的，先按问题，后按时间或文件联系排列。
（4）问题单一，作者单一或名称单一的文件按时间顺序排列。
（5）同一保管期限内，若有重要文件和次要文件，按重要程度或问题联系排列。
二、档案整理
（一） 党群、行政、外事类档案整理
1. 初步整理：文件分类、组合、排列后，由立卷人按照归档要求对归档文件进行初步整理。
（1）检查有无错误和遗漏。
（2）检查有无两份或两份以上文件合并处理，若有应每份文件独立归档；若有多份文件共用一份“收文处理单”的，将“收文处理单”复印后放在每份文件中。
（3）检查归档文件所使用的书写材料和纸张是否符合归档要求。如有不符合归档要求的（如由圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写），需要复印后归档。复印件在前，原件在后。
（4）传真件要复印后归档。复印件在前，原件在后。
（5）大于A4纸的要手风琴式折叠。
2. 装订：去掉所有原装订物后在文件左侧进行装订，一般采用不锈钢装订针或不锈钢夹装订，其他文件及书籍、刊物等保存原装订形态。
3. 编写页号：
（1）有字的页面均作为一页，页号用钢笔书写在页面右下角（反面写在左下角）；有类似“此页无下文”或只有文件印制日期内容的页面也作为一页。
（2）反正面印刷的文件每一张作为两页。
（3）若文件有“收文处理单”或封面，则将“收文处理单”、封面作为第1页，将正文从第2页开始编写页码。
（4）附件顺着正文页码向后编排。
（5）文件与书册等能利用原页号的可不再编写页号。
4. 核查：按件归档的，在填写档号与数据录入前应通知校档案馆收整人员核查与指导；按卷归档的，在填写档号和目录打印前通知校档案馆进行核查与指导。
（1）内容核查：核查案卷是否保持有机联系。
（2）形式核查：核查保管期限是否分类准确，年度、问题、文件材料排列是否符合归档要求，材料收集是否齐全，有无遗漏、重复、空白页、反页、倒页。
5. 编写档号：
在每份文件首页左上角加盖归档章（特别注意有收文处理单作为第一页时，归档章要加盖在收文处理单上）。用蓝黑钢笔或碳素笔按顺序用大写字母或阿拉伯数字，按文件排列先后填录，正文与附件编一个顺序号。填写的基本格式为：
HD | 年份（2011） |
|
分类号（DQ11） | 保管期限（Y或C） | 件号（001） |
（1）归档章空右上角一格。
（2）年份为四位数，如2011。
（3）分类号中无“一”（如DQ11，而不是DQ-11）。
（4）保管期限为长期的用“C”、永久的用“Y”。
6. 著录数据：登录“中国海洋大学档案管理系统”，选择正确的数据库（如党群、行政还是外事），按界面要求进行著录（著录说明见附件——中国海洋大学文书档案系统使用说明）。
7. 装盒：归档文件按顺序号装入档案盒。
8. 目录打印及数据核查上报
（1）归档文件的数据填录完毕后，由录入人（立卷人）点击上报给部门负责人。
（2）经部门负责人检查无误，将打印的文件目录交校档案馆核查。
（3）在上述工序完成后，由校档案馆负责检查每一件实物与每一条上报数据是否相符，归档章是否符合要求，有无遗漏、填错；并由立卷人根据复查意见进行整改。
9. 下载并填写《备考表》：每一档案盒中均有一份备考表，由立卷人负责填写。
备考表
盒内文件情况说明：
立卷人_______ 检查人________ 日 期________ |
（1）盒内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。
（2）立卷人：由立成本卷的责任者签名。
（3）检查人：由归档部门分管档案工作的负责人签名。
（4）日 期：向档案馆移交档案的日期。
（二）教学、财会、基建、设备、出版、科研类档案整理
1. 初步整理：同党群、行政、外事类档案整理，见（一）1.初步整理。
2. 装订：同党群、行政、外事类档案整理，见（一）2.装订。
3. 编写页号：同党群、行政、外事类档案整理，见（一）3.编写页号。
4. 核查：同党群、行政、外事类档案整理，见（一）4.核查。
5. 编写档号：由档案馆工作人员分配档号并指导填写。
6. 填写并打印：《卷内文件目录》需要电脑打印，不得手工填写。
请到档案馆主页“表格下载”一栏中点击“卷内文件目录”进行下载，并填写打印。
《卷内文件目录》样式如下图：
序号 | 文件编号 | 责任者 | 文件材料题名 | 日期 | 页次 | 备注 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
（1）序号：按文件排列先后填写流水号。
（2）文件编号：文件制发机关的发文字号。
（3）责任者：形成该文件的单位或对文件负责的署名者，以落款或印章为准。简报作者填写编者，未署名的归档文件，待考证后填写。
1）责任者应写全称或通用简称，如“山东省”写为“省”，青岛市写为“市”，“中国海洋大学”写为“校”，但不能缺省。
2）责任者名称要写全，不能随意省略。如“省委办公厅”不能只写“省委”。
3）联合发文时一般应照实抄录，用“、”隔开；责任者过多时可适当省略，最后标注“等”字，表示还有其他单位，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。
（4）文件材料题名：即文件的标题。一般照实抄录，不能随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无题名的要重新拟定，外加“[ ]”，写在原题名（如“通知”）之后；简报的每一期要分栏填写题名内容；会议记录要分次填写每次会议的时间和主要内容。
（5）日期：文件的形成时间，即文件的签发时间（以落款时间为准，不要填写“**日印发”处的日期）；没有日期的文件要考证清楚。格式为8位数字，如20110608，其中年份为4位数，月、日均为2位数，1-9月份及1-9日需前面加零。
（6）页次：按卷归档的文件填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。
（7）备注：对文件作必要的说明（如是否为复印件、传真件或文件是否有缺漏），没有需要说明的内容可不填写。
7. 下载并填写《备考表》
（1）备考表由立卷人负责填写，备考表样式参照党群、行政、外事类档案整理，见（一）9.下载并填写《备考表》。
（2）课题（项目）档案需下载并填写《科学技术档案归档说明书》，设备档案需下载填写《大型精密仪器、设备文件材料归档审核表》（以上可到档案馆主页“表格下载”一栏中下载）。
三、档案移交
1. 复查：
为了确保案卷质量，在上述工序完成后，由档案馆复查。检查每一件实物与卷内文件目录数据及上报数据是否相符；归档章是否符合要求，有无遗漏、填错；并由立卷人根据复查意见进行整改。
2. 装订或装盒：
对适宜装订的案卷装订、固定；对不适宜装订的案卷装盒，每一份文件需加盖档号章。
3. 移交归档：
（1）接收档案要严格把关，凡不符合案卷质量标准的，不得接收入库，一律由立卷单位返工，直至达到质量标准。
（2）归档单位填写档案移交清单，并由档案分管负责人签署意见。
（3）归档交接时双方应按移交要求当面点清，并在《档案移交清单》上签字后各存一份，以备后查。
四、归档范围与归档时间安排
（一）归档范围：参照《中国海洋大学档案管理办法》第四章，第十四条内容。
（二）归档时间安排：
1. 党群、行政、外事类档案按照档案馆每年制定的档案归档计划时间归档。
2. 教学、财会类档案归档时间安排：
（1）教学类：自然年度形成的管理类文件材料（包括声像材料和实物）于第二年度6月底前归档，其他形成的材料在次学年寒假前归档。
（2）财会类：自然年度形成的管理类文件材料，于次年6月底前移交归档；凭证、账簿等财务报表类档案需存放4年后归档。
3. 基建、设备、出版、科研类档案归档时间安排：
（1）自然年度形成的综合管理类文件材料于第二年度6月底前归档。
（2） 课题（项目）材料在其结题或鉴定后两个月内，由专人负责整理并向档案馆归档。
（3）仪器设备的随机全套材料在开箱验收合格后一个月内归档；使用单位形成的仪器设备安装、调度等方面的材料在仪器设备安装、调试后一个月内归档；在仪器设备的使用、管理过程中形成的材料，归档时间安排在每年4月底前。
（4）基建项目档案在项目验收后3个月内向档案馆归档。
（5）各社、部（室）兼职档案员应在次年6月底前，将上年度应归档的出版类档案集中向档案馆移交。
4. 其他类档案按照档案馆每年制定的归档计划归档。
附件：
中国海洋大学文书档案系统使用说明
一、系统介绍
1．系统功能：实现文书档案信息的WEB著录、修改、上报、查询、目录打印和利用。网上归档的档案门类：党群、行政、外事。
2．工作流程
合格 合格 合格
录入人
检查人──→收整员──→汇总人──→入汇总库
↑ │↑ │↑ │
└────┘└────┘└────┘
不合格 不合格 不合格
二、系统操作说明
1．用户登录
因为文书类档案的保密性要求较高，用户登录时必须插入用户身份认证卡，认证卡为USB接口的钥匙盘（图2-1）。
图2-1
用户登录中国海洋大学档案馆网站中的部门网上归档系统，进行数据著录（图2-2）。
图2-2
本系统采用的身份认证是使用硬软双重加密的身份认证加密系统，当用户首次在计算机使用认证卡登录时，必须在当前的计算机上激活身份认证卡。即点击“激活认证卡”按钮（图2-3）。
图2-3
认证卡激活推荐使用“下载安装”模式进行激活，点击“下载安装”按钮，保存文件并安装（图2-4）。
图2-4
安装成功后，关闭登录窗口，重新打开新的IE窗口进行登录。
2. 系统界面说明
用户将身份认证卡插入USB接口并写入密码（初始密码：1234）后，即进入系统主界面（图2-5）。
图2-5
左侧显示的是用户具有权限的档案门类列表（如党群、行政、外事），请选择所要操作的档案门类，右侧主窗口显示此档案门类的数据（图2-6）。
图2-6
3.数据著录
选择所需著录数据的门类，点击右侧的数据浏览主窗口（图2-7）上的“添加”按钮，则进入数据录入页面（图2-8）。
图2-7
图2-8
（1）带红色星号“*”的内容为必填字段，日期型的数据录入时将弹出时间选择窗口 ，选择输入时间。
（2）需填写内容说明：
档号：与纸质文件中的归档章一致。字母用大写（如HD），年份要写全（如2011不能写011）；“一”应用要规范，如“HD—2011—DQ11—C—003”中的“DQ”和“11”之间无“一”；若件号最大号为两位数，编号自01开始，若为三位数，自001开始，以此类推。
文号：文件制发机关的发文字号。录入完毕注意检查，易出现重复或多写的现象，同时注意文号中括号的类型，中括号不要写成小括号或大括号。
题名：即文件的标题，一般照实抄录，不能随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无题名的要重新拟定，在重新拟定的标题外加“[ ]”,写在原题名（如“通知”）之后；有多个单位的干部任免的上级文件，只填写本校干部姓名；简报的每一期要分档填写题名内容；会议记录要分次填写每次会议的时间和主要内容。
责任者：即形成该文件的单位或对文件负责的署名者，以落款或印章为准。简报作者填写编者，为署名的归档文件，需考证后填写。责任者应写全称或通用简称，如“山东省”写为“省”，“青岛市”写为“市”，“中国海洋大学”写为“校”，但不能省略；
责任者名称要写全，不能随意省略。“如省委办公厅”不能只写“省委”；联合发文应照实抄录，用“、”隔开；责任者过多的可适当省略，最后标注“等”字，表示还有其他单位，但作为责任者之一的立卷单位必须抄录。
主题词：不必填写，系统自动生成。
页 数：即文件的总页数。注意编写页码的要求，录入完毕打印出目录前一定要着重检查。
文件形成时间：即文件的签发时间，以落款（盖章处）日期为准。几份文件作为一“件”时，件的日期应以排在最前面的文件的日期为准。没有日期的文件要考证清楚。注意不要填写“**日印发”处的日期，录入完毕后打印出目录前一定要着重检查。
保管期限：即归档文件所属期限。有下拉框，根据文件的保管期限选择。
归档类型：有下拉框，选择填写，一般为“收集”，不需改动。
归档单位：即立卷单位。系统自动默认，一般不需改动。
归档时间：即录入数据的时间 。
立 卷 人：即兼职档案员姓名。
备 注：即对文件是否要作必要的说明。如与“十五、211”有关的文件可进行特殊标注。
（3）按钮“录入完成”是指结束本条数据的录入提交，并回到数据浏览窗口；按钮“继续录入”是指完成本条数据的录入提交，并进入下条数据的录入窗口，档号自动加一；按钮“重置”是指不提交本条数据，并恢复本条数据的初始录入状态。
4. 数据修改
进入数据浏览主窗口，选择需修改的数据。点击“修改”按钮进入本条数据的修改窗口或直接点击数据条目中的“题名”字段进入修改窗口（图2-9）。修改完毕后需保存本次对数据的修改。点击“重置”则取消对本条数据所作的修改，并恢复至修改前状态。
图2-9
删除数据5.
进入数据浏览主窗口，选择需删除的数据。点击“删除”按钮则弹出提示窗口，点击“确定”删除数据。数据删除后不能恢复，请慎重。
上报数据6.
进入数据浏览主窗口，选择需上报数据后点击“上报”按钮则弹出窗口（图2-10）。输入检查人的名字（即档案分管负责人姓名），再点击“确定”，所选择的数据将上报给档案收整人员。数据上报后，录入人员将不能修改和删除数据。如发现数据存在问题，需联系档案馆收整人员打回上报的数据，再进行修改。
图2-10
7. 档案查询
点击档案“查询”按钮，则进入档案查询页面（图2-11）。输入需检索文件的档号范围，点击“检索”按钮显示查询结果。如无法确定文件档号范围，需点击“高级查询”，进入高级查询界面，再进行模糊查询（图2-12）。
图2-11
图2-12
8. 目录打印
确定每个档案盒所装档案的档号区间，并通过简单查询检索出相关内容后，对相关数据进行目录打印。选中需打印的数据后，点击“目录打印”按钮，弹出打印窗口（图2-13），再点击打印按钮即生成纸质目录。与档案馆移交时需打印两套目录。
图2-13
初次打印时，需对页面进行设置。点击页面设置，弹出页面设置窗口（图2-14），需确认页眉和页脚是否都已设置为空白。
图2-14
9. 数据状态说明
“正在处理”是指数据正在录入状态没有上报。这些数据可以进行修改、删除、添加、打印、查询、上报。
“已经上报”是指录入检查用户已经将数据上报给档案收整人员，录入用户只能进行打印和浏览。
“打回数据”是已经上报的数据未符合归档要求被档案收整人员打回。这些数据可以进行修改、删除、打印、查询、上报。
10．修改密码
用户点击密码修改，则进入密码修改页面（图2-15），可以对自己的密码和身份认证卡的密码进行修改。在修改密码时，需插入USB身份认证卡。
注：身份认证卡初始密码均为1234。如密码修改后遗忘，请带身份认证卡和单位出具的证明到档案馆进行密码初始化。
图2-15