(美国第44号法典,1976年10月21日发布)
第2901条:定义。
一、“文件”,指美国政府各机关根据联邦法律或在开展公务活动中产生或接收的,或者由机关(或其合法的继承者)作为政府的组织、职能、方针、决议、程序、工作或其他活动等证据,或者其本身有情报价值而进行保存或适于保存的,包括各种形式和特点的簿册、证件、地图、照片、机读材料和其他公文材料。
二、“文件管理”,指与涉及文件产生、保管、利用、处置等有关的计划、管理、指导、组织,训练、发展等的管理活动。
三、“文件产生”,指任何文件的产生和复制。
四、”文件的保管与利用”,是指与下列几个方面有关的任何活动:
(一)联邦机构文件的存放地；
(二)对联邦机构案卷室存放的文件的保管、检索和处理；
(三)对联邦机构邮件的处理；
(四)设备的挑选与利用和文件与复制件的提供。
五、“文件处置”,是指与下列几个方面有关的任何活动:
(一)以销毁或赠送的方式对公务活动中不再需要的,短期保存价值的文件进行处置；
(二)将文件移交到有保存设施的联邦机构或文件中心去保存；
(三)将具有足够历史价值和共他价值、需要继续保存的文件移交到国家档案馆；
(四)文件从一个联邦机构向其他联邦机构的转移。
六、“文件中心”,是指由联邦总务署署长或其他联邦机构管理的机构,主要用于对文件的安全保管、提供利用和进行处置。这些文件需要保存各个不同的时期,而机构不能继续提供保存的设备和空间。
七、“文件管理研究”,是指对联邦机构文件或文件的管理计划或活动进行调查和分析,以提供调查结果并提出建议。
八、“检查”,是指对联邦机构的文件或文件管理计划或活动的效果及执行文件管理法的情况进行检查并对文件管理的改进提出必要的建议。
九、“提供服务”,是指提供利用由总务署署长保管的或文件中心的文件和共他材料,提供利用的方式为:
(一)询联邦机构和公众提供文件或其他材料,或它们的复制件；
(二)提供文件或共他材料的验证件或未验证件。
十、“未验证件”,是指未加盖印章加以证明的文件和共他材料的抄件或复制件,不能作为合法的证据用。
十一、“美国的国家档案”,是指那些经美利坚合众国档案专员确定具有足够的历史价值和其他价值、需要由联邦政府继续保存的文件,这些文件由总务署署长接收保管。
十二、“署长”,即指联邦总务署署长。
十三、(略)
第2902条文件管理的任务。
本条的目的是建立对文件进行有效管理的标准和程序,以达到下列这些目标:
一、保存完整而准确地反映联邦政府政策和工作情况的文件.
二、对联邦政府产生文件的数量和质量进行监督和管理。
三、为了防止产生不必要的文件和便于各机构进行有效的、经济的管理,建立和维护关于文件产生的管理制度。
四、简化文件产生、保管和提供利用的活动、制度和过程。
五、对文件进行细心的保管和处置。
六、要注意从文件产生到最后处置的全过程,特别要注意防止联邦机构产生不必要的日常文件。
七、建立和维护署长认为在执行本条中所需要的其他制度或方法。(原文下略)
第2903条档案财产的保管。
署长直接管理国家档案馆大楼和保管大楼所藏的档案。为了保管哥伦比亚特区和共他地方的联邦机构的文件,署长可就档案大楼的设计、建筑、购买、租借、维修、安全、改建等行使他的权力。
第2904条署长的总的职责。
署长就文件产生、保管、提供利用、处置等工作向各联邦机构提供指导和帮助,其职责如下:
一、在选择和利用空间、人员、设备等方面进行有效的、经济的管理。
二、公布文件管理和文件管理研究的标准、程序和准则。
三、进行关于改善文件管理工作的研究。
四、起文件管理情报交换所的作用和文件管理培训与参
阅资料中心的作用。
五、建立必要的机构之间的委员会,以便在联邦机构之间交换文件管理的情况。
六、宣传文件管理中技术发展的情况。
七、始终注意各联邦机构和国会由于产生不必要的日常文件而对联邦政府的压力,以及注意制订必要的关于文件产生、保管、提供利用和处置等方面的方针和政策。
八、进行文件管理的研究,根据署长的意见,确定各机构进行文件管理研究的领导人,以建立文件管理方面省时、省力的制度和方法,特别是控制文件产生的标准和程序。
九、进行检查或文件管理研究,包括检查几个联邦机构的文件管理计划及其实施情况,检查联邦机构间文件和文件管理的相互关系。
十、每年在他认为适当的时候向国会和管理与预算局局长报告上述各项活动的情况,包括各联邦机构对署长进行调查或研究后所提建议的反映。
第2905条确立选留文件的标准；安全措施。
联邦总务署署长应确立选留有继续保存价值的文件的标准,并帮助各联邦机构使用这些标准。署长要将联邦机构所保存的文件的非法转移、损坏、更改或破坏的情况(包括已经发生或将要发生的情况)通知给该机构的领导人,以引起他的注意,并协助机构领导人通过司法部长收回非法转移的文件,或依法采取其他的补救措施。
第2906条对机构文件的检查。
一、
(一)在履行本条的职责时,总务署长或他的代表可对任何联邦机构的文件或文件管理计划或实施情况进行检查,其唯一的目的是为了对改进文件的管理计划和实施情况提出建议。机构的官员和雇员根据本款第二、第三项的规定,对这种检查应给予全力合作。
(二)文件的检查按署长公布的规定,在有关机构的领导人或总统的批准下进行,而文件的利用受法令或国家安全与公众利益等情况的限制。
(三)如果署长或他的代表对文件进行检查,这种文件应是署长或他的代表所保存的文件体系内的文件,或者认为是这种文件体系内的文件。
二、在对机构的文件进行检查时,署长或他的代表除了遵守本条第一款第三项的规定外,还得遵守其他联邦法中的各条规定。
第2907条文件中心和缩微复制服务中心。
署长可以建立、维护和管理为各联邦机构服务的文件中心和缩微复制服务中心。
第2908条各项规定。
联邦总务署署长可根据相应的法律制订文件从一个政府机构转移到另一个政府机构保存的各项规定。
第2909条文件的留存。
联邦总务署署长可根据上报的必要证据,授权联邦机构留存文件的时间长于文件处置表规定的时间,并根据署长颁布的规定,撤销文件处置表中列举的文件处置规定。
