第一章 总则
第一条 为推进依法行政，提高行政机关实施行政处罚的质量和水平，规范行政执法行为，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规制定本规范。
第二条 行政处罚档案是指本市各级具有行政处罚权的行政机关,包括法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织或依法受委托实施行政处罚的组织，在实施行政处罚工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
第三条 行政处罚档案是国家档案的重要组成部分，是涉及公民、法人或者其他组织切身利益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护行政处罚档案的义务。
第四条 各级具有行政处罚权的行政机关要高度重视行政处罚档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴；各级档案行政管理部门要依法加强行政处罚档案工作的监督和指导。
第五条 行政处罚档案原则上应由本单位档案部门集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有。确因工作需要，可以由业务部门管理，每年向本单位档案部门移交行政处罚档案目录。
第二章 行政处罚档案的积累、整理与归档
第六条 行政处罚档案管理部门应根据有关规定，建立健全行政处罚档案文件材料的形成、积累和归档制度，确保行政处罚档案的齐全完整。
第七条 行政处罚档案归档范围：
（一）简易程序
1.行政处罚决定书；
2.当场处罚备案表；
3.缴纳罚款收据。
（二）一般程序
1.立（受）案文书；
2.案件移送文书；
3.现场检查（勘验）笔录；
4.调查（询问）笔录；
5.先行登记保存证据文书；
6.检验、监测、检疫、鉴定、专家评审文书；
7.案件处理内部审批文书；
8.行政处罚事先告知（含听证告知）文书；
9.陈述申辩材料
10.听证通知书、听证笔录、听证报告；
11.案件调查终结报告；
12.行政处罚决定书；
13.送达回证；
14.罚没款（物）审批表、清单、票据材料；
15.行政处罚强制执行申请文书；
16.结案报告；
17.重大案件集体讨论记录；
18.案件合议记录。
第八条 行政处罚档案整理方法：
（一）行政处罚档案设单独档案门类进行整理，行政处罚档案应在案件办结后一个月内按规范要求整理归档。
（二）行政处罚档案保管期限：责令停产停业、暂扣或者吊销许可证、暂扣或者吊销执照、行政拘留、处罚金额5万元以上或对社会有较大影响的行政处罚档案保管期限为永久；警告、没收违法所得、没收非法财物或处罚金额5万元以下的行政处罚档案保管期限为30年（长期）。
（三）适用一般程序的行政处罚档案一案一卷或一案数卷；适用简易程序的行政处罚档案可数案一卷。
（四）行政处罚档案可以分为正卷和副卷。依法不能公开的案件材料和行政处罚实施机关案件集体讨论记录，应当装入副卷。
（五）行政处罚档案采用保管期限—年度分类法，归档案卷在分类方案的最低一级类目内，按案件办结时间顺序排列，正卷在前，副卷在后，一卷一号。
（六）行政处罚档案卷内文件材料应应按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件材料之间的内在联系进行排列。一般结论性材料及其送达回执在前，其它材料按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序进行排列。
（七）行政处罚档案卷内文件材料在有文字的正面右上角、背面左上角使用铅笔用阿拉伯数字逐页编写页号。
（八）行政处罚档案应编制卷内文件目录（见附录1），并放置在卷内文件材料之前，卷内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。
1.文号：文件的发文字号。
2.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般填写全称或通用简称。
3.题名：文件标题，一般应照实抄录。没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的文件, 应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[]”号。
4.日期：文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加“0”；将表示月、日的数字回行填写，即填为两行，如20010801
5.页号：每份文件材料的起始页码，最后一份文件材料要注明终止页码。
（九）行政处罚档案使用软卷皮在左侧采用细棉绳（三孔一线）或不锈钢钉（左侧装订，两钉间距10—15CM）装订。软卷皮包括案卷封面（见附录2）、封底（见附录3）两部分，副卷应在案卷封面“行政处罚案卷”后标注“（副卷）”字样。
1.保管期限：填写“永久”或“长期”。
2.全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，用阿拉伯数字表示。
3.目录号：区分不同档案门类不同保管期限的编号，用阿拉伯数字表示。行政处罚档案目录号由同级档案馆确定。
4.案卷号：填写档案流水编号，用阿拉伯数字表示。
（十）行政处罚档案应区分保管期限，按案卷号顺序装入5CM厚的档案盒，使用阿拉伯数字填写档案盒脊背项目（见附录4），“起止案卷号”填写装入档案盒中最小案卷号至最大案卷号，如1—5；不能装订立卷的证据材料，应放入证据袋中，并在证据袋上注明证据名称、数量、种类、制作的时间、地点和所属案卷的档号（全宗号、目录号、案卷号）。
（十一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（十二）案卷封面、卷内文件目录、备考表项目应使用钢笔（碳素、蓝黑墨水）书写或计算机打印，字迹工整、清晰。
（十三）行政处罚档案应使用青岛市档案行政管理部门认可的档案管理系统，将行政处罚档案案卷目录输入计算机管理，并打印一套纸质案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷题名、起始年月、终止年月、件数、页数、保管期限、备注等项目。
1.案卷号：行政处罚案卷的流水编号。
2.案卷题名：行政处罚案卷的标题，一般格式为：（行政处罚实施机关）+“关于”+（被处罚单位）+（行政处罚事项）+“的文件材料”
3.起始年月：行政处罚立案的时间，以6位阿拉伯数字标注年、月，月不足两位，前加“0”，如：200801。
4.终止年月：行政处罚实施机关做出处罚决定的时间，以6位阿拉伯数字标注年、月，月不足两位，前加“0”，如：200801。
5.件数：卷内文件的总件数。
6.页数：卷内文件的总页数。
7.保管期限：行政处罚案卷的保管期限，填写“永久”或“长期”。
8.备注：填写需要说明的问题。
第三章 行政处罚档案的保管和统计
第九条 行政处罚档案管理部门应建立行政处罚档案保管、保密、利用、鉴定销毁、统计制度，确保行政处罚档案规范化管理。
第十条 行政处罚档案管理部门要配备必要的保管设备和防护设施，保证行政处罚档案的安全。
第十一条 行政处罚档案管理部门应定期对档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十二条 行政处罚档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。
第十三条 行政处罚档案管理部门应对行政处罚档案的收集、管理、利用、鉴定销毁等情况进行准确统计，填写档案工作基本情况统计报表，并按规定报送上级业务主管部门和同级档案行政管理部门。
第四章 行政处罚档案的利用
第十四条 行政处罚档案管理部门应对行政处罚档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅登记簿，健全借阅档案登记、审批手续，做好利用效果反馈登记，掌握档案的利用情况。
第十五条 司法部门因依法执行公务查阅行政处罚档案，各单位应按规定提供相关档案。各单位保存的行政处罚档案一般不得借出利用。
第十六条 行政处罚档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。
第五章 行政处罚档案的鉴定销毁
第十七条 档案保管期满后，应由业务部门提出初步存毁意见，会同档案部门共同鉴定，编制销毁清册。
第十八条 销毁行政处罚档案应经本单位负责人同意，并在档案销毁清册上签署意见。
第十九条 销毁档案应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应归入本单位全宗卷永久保管。
第六章 行政处罚档案的移交
第二十条 属于进馆范围的行政处罚档案（包括电子文件），应按同级档案行政管理部门的要求，定期向同级综合档案馆移交。
第二十一条 向档案馆移交档案，应将打印的全宗指南、纸质案卷目录（一式三份）及其电子目录和相关参考资料一并移交。
第七章 附则
第二十二条 本规范由青岛市档案局负责解释。
第二十三条 本规范自发布之日起施行。